Jaarverslag van het secretariaat over 2023
Op 28 juni 2023 zijn tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) Marijke van Leeuwen en Esther Vecht benoemd tot het secretariaat van de Golden Retriever Club Nederland (GRCN). Met heel veel zin zijn wij begonnen aan deze stevige klus.
Wij hebben het afgelopen jaar 7 bestuursvergaderingen gehad. Onze eerste vergadering als nieuw bestuur vond plaats op 17 juli 2023. Wij merkten al heel snel dat wij aan onze feitelijke taak, te weten ‘het besturen’ geen invulling konden geven. Als bestuur zijn wij eindverantwoordelijk voor de vereniging. Wij liepen echter vast.
In januari van dit jaar hebben wij als voltallig bestuur op het punt gestaan om collectief onze functies ter beschikking te stellen. Het ontbrak ons als bestuur aan het zicht wat er zich binnen de vereniging en binnen de commissies afspeelde. Er zijn de afgelopen jaren eilanden ontstaan. Onbewust werden wij niet op de hoogte gehouden van de activiteiten en de ontwikkelingen binnen de commissies, waardoor wij niet konden besturen. Wij kregen het gevoel buiten spel te worden geplaatst, bewust of onbewust.
De eisen voor bijvoorbeeld het organiseren van evenementen worden steeds strenger. Een wandeling organiseren lukt tegenwoordig niet meer zonder een vergunning daarvoor aan te vragen. Mensen stellen iemand sneller aansprakelijk voor incidenten. Als bestuur zijn wij namens de vereniging aansprakelijk en eindverantwoordelijk.
Wij vonden echter dat een mooie club als de GRCN behouden moet blijven en hebben gekeken om meer draagvlak binnen te vereniging te verkrijgen zodat wij onze kerntaak als dagelijks bestuur kunnen uitvoeren.
Collectief hebben wij gesteld dat het echt anders zou moeten. Als we het tij zouden kunnen keren dan blijven wij ons inzetten als bestuur. Om meer draagvlak te krijgen binnen de vereniging is gekeken naar een andere bestuursstructuur passend binnen de huidige statuten en dergelijke.
Daarover hebben we op 9 februari van dit jaar afstemming gehad met vertegenwoordigers uit de verschillende commissies. De commissies zijn een belangrijk onderdeel van de club. Op basis van onze huidige statuten kan deze bestuursstructuur doorgevoerd worden. De bestuursleden van het dagelijks bestuur hebben allemaal een portefeuille waardoor er ook gemakkelijker met het algemeen bestuur kan worden gecommuniceerd en geschakeld.
De nieuwe bestuursstructuur houdt in dat de vereniging gaat werken met een dagelijks bestuur (dat is het huidige bestuur) en een algemeen bestuur. Aan het algemeen bestuur nemen de voorzitters van de verschillende commissies deel (Dennis toont het nieuwe organisatieplaatje).
Wij gaan een jaarlijkse bijeenkomst met de voorzitters van de verschillende commissies organiseren om een jaarplan/speerpunten met elkaar te maken te beginnen met het jaarplan voor 2025. Vier keer per jaar vindt zowel met een vertegenwoordiging van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur een afstemmoment plaats. Over de uitkomsten communiceren wij met de leden.
Nadat het overleg op 9 februari 2024 plaatsvond hebben Cheryl Wennink en Esther Linders aangegeven toe te willen treden tot het bestuur. Op de achtergrond liepen zij al met ons mee en deden zo ervaring op.
Kortom: een nieuwe start voor onze vereniging en voor ons allen als leden van de GRCN.
